Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen schlechter Organisation.
Cyril Northcote Parkinson
Die Kommunikation im Berufsalltag führt immer häufiger zu Belastungen und Überbeanspruchung. Häufig gilt: Komplexer Informations- und Meinungsaustausch sei nur in einem Meeting oder einer Video- bzw. Telefonkonferenz sinnvoll. Dr. Jürgen Klippert (Universität Kassel) stellte in einer Studie fest: Stimmen die Deutungsmuster der Beteiligten überein, führt eine E-mail-Korrespondenz zu einem gleichrangigen Ergebnis – bei vergleichsweise minimalem Aufwand.
Die E-mail verfügt über zusätzliche Vorzüge: Sie lässt sich sorgfältig ausarbeiten und später nachlesen.
Anderseits: „Bestehen bei den kommunizierenden Akteuren unterschiedliche Deutungsmuster hinsichtlich der zu verarbeitenden Informationen oder ist die Vertrauensbasis zwischen ihnen nicht ausgeprägt, gewinnen Unmittelbarkeit des Feedbacks und Symbolvarietät eine hohe Bedeutung“; damit empfiehlt sich eine Konferenz, schreibt Klippert im Symposiumsband der 14. Fachtagung der Gesellschaft für Angewandte Wirtschaftspsychologie.
Im gleichen Textbuch berichten Dr. Katrin Allmendinger und Dr. Karin Hamann (Fraunhofer Institut Stuttgart) über verschiedene Varianten von „synchronen Online-Besprechungen“. „Dabei werden Softwarelösungen eingesetzt, bei denen die Teilnehmenden häufig nicht nur als Namen in einer Liste aufgeführt werden, sondern per Video präsent sind. Meist können in den Softwarelösungen u.a. Folien, verschiedene Moderationstechniken und beliebige Dateien visualisiert werden. Die Teilnehmenden kommunizieren unmittelbar über Video- und Audiokanal.“ Die Nutzungsformen sind unterschiedlich, doch immer überzeugen die Relationen zwischen Effizienz und eingesparten Reisekosten.
Die Autorinnen beobachteten in ihrer Studie: „In der Regel werden Entscheidungswege, die im virtuellen Raum diskutiert und erarbeitet werden, als transparenter, nachvollziehbarer und verbindlicher erlebt als Face-to-face. Dies ist u.a. durch den Einsatz demokratisierender Moderationstechniken bedingt.“
Impressum ::: Datenschutzerklärung ::: Nachricht ::: © Werner Stangl ::: Pädagogische Neuigkeiten für Psychologen :::
In einem Artikel der Zeit online vom 4. Juni 2012 fand sich ein Artikel von Sabine Hockling, der vor allem das Teambuilding und die Soft-Skills in virtuellen Gruppen hervorhebt – die fasse ich kurz zusammen: Immer mehr Unternehmen arbeiten mit virtuellen Teams – immer mehr auch in internationalen Projekten -, denn das spart nicht nur Zeit,´sondern vor allem Personal- und Reisekosten. Allerdings fordert doch die Leitung solcher Teams den Führungskräften viel ab, zumal immer häufiger mit wechselnden Teams mit wechselnden Projekten gearbeitet werden muss, ohne dass sich die KollegInnen jemals persönlich treffen. Nach Studien liegt das Misslingen der Arbeit solcher Gruppen vor allem daran, dass sie wie ein Präsenzteam geführt werden, für die jedoch ganz andere Arbeitsbedingungen gelten. So fehlen in der Regel wichtige Grundlagen der Kooperation wie Vertrauen und Zusammengehörigkeitsgefühl, das Wissen um die Zuverlässigkeit der Kollegen sowie das Commitment für einzelne Aufgaben oder das Gesamtprojekt. Leiter solcher Gruppen müssen in erster Linie dafür dafür sorgen, dass solche sozialen Grundlagen vorhanden sind bzw. eingehalten werden, dass sich ein Arbeitsstil herausbildet und das Arbeitspensum gleichmäßig aufgeteilt wird. Wichtig ist bei virtuellen Teams auch auch, dass die Mitglieder der Gruppe auch selbstverantwortlich arbeiten und sich selbst motivieren können. Der Teamleiter ist in virtuellen weniger Vorgesetzter als Moderator des Arbeitsprozesses, sodass zu dominantes und autoritäres Auftreten abträglich für den Erfolg des Projekts sind. Der Leiter muss dabei vor allem für Vertrauen und Verlässlichkeit sorgen.
Die Zusammenstellung solcher virtueller Teams sollte nicht nur nach Kompetenzen wie Sachkenntnis erfolgen, sondern es sollten auch die Soft-Skills bei den TeilnehmerInnen vorhanden sein, zumal bei einer virtuellen Zusammenarbeit die Kommunikation häufig nur über Telefon, Videokonferenz, Mails oder Chats erfolgt – Teambuilding ist daher unverzichtbar. Die Teamleitung muss schon zu Beginn klare Strukturen schaffen, d.h., meist schon vor dem Projektstart die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren, insbesondere muss er für eine klare Aufgabenverteilung sorgen, wobei eine schriftliche fixierte und transparente Aufstellung, die allen MitarbeiterInnen bekannt ist, sich als günstig erweist, damit alle den zeitlichen Rahmen und die definierten Meilensteine kennen, denn nur so können sich die einzelnen Teammitglieder auch selbst kontrollieren. Und schließlich sind wichtig. Leiter von virtuellen Teams müssen das gemeinsame Ziel verdeutlichen und die individuellen Ziele sowie die verschiedenen Standpunkte offenlegen. Unverzichtbar sind teambildende Maßnahmen. Die beste ist ein reales Treffen aller Mitarbeiter zum Austausch von Erfahrungen und Gemeinsamkeiten.
Die Probleme mit der Mailflut kommen aus einer unzureichenden Kompetenz damit – bei mir werden alle Mails automatisch in diverse dafür eingerichtete Ordner und Unterordner abglegt, wobei ich selber bestimme, wann ich da hineinschaue. Das Problem der meisten ist die „Neugier“ und „Sucht“, instantan zu wissen, wer den jetzt wieder geschrieben hat. Das muss man lernen – etwa dadurch, indem man für seine Mail eine fixe Tageszeit festlegt, zu der man sich damit beschäftigt. Ich habe das automatische Herunterladen abgestellt, sondern rufe nur aktiv die Mails ab. Es gibt bei mir auch keinen Ton oder Blinken eine Icons, wenn eine Mail eingetroffen ist. Wenn man das berücksichtigt, dann gibt es keine Mailflut – ich bekomme ca. 400/Tag, von denen ca 300 Testdaten sind – die sehr ich mir einmal im Monat an -, 30-50 Spam, die werden durch einen lernfähigen Browser automatisch gelöscht, und 10-20, die ich dann tatsächlich in meiner „Mailstunde“ anschaue.
Die Vorzüge der virtuellen Kommunkation liegen auf der Hand, dei Nachteile leider auch.
Die Teams in unseren Teamtrainings klagen über nichts mehr, als über die E-Mail Flut und das Fehlen von persönlicher Kommunikation. Besonders dann, wenn es um umstrittene und konfliktreiche Themen geht, wird häufig mit Mail kommuniziert, anstatt sich mit den betroffenen Menschen persönlich zu treffen. Das ist nicht nützlich für das Vertauen untereinander.
In so gut wie jeder unserer Teammaßnahmen werden Aktionen beschlossen, die die persönliche Kommunikation fördern und die virtuelle abbauen!